Phần 1. Hóa đơn đỏ là gì? Các loại Hóa đơn? Hóa đơn điện tử là gì?
1. Hóa đơn đỏ là gì?
Ngày xưa cơ quan thuế sẽ thực hiện in và bán hoá đơn cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng. Và các hoá đơn này có màu đỏ và được đóng dấu đỏ của cơ quan thuế. Có thể chính vì vậy, nên nhiều người mới quen gọi là “Hóa đơn đỏ”. Để phân biệt với các kiểu “Hóa đơn” theo dạng biên lai, phiếu thu tiền của các cửa hàng, cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu của riêng họ.
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật
Thông tư 39/2014/TT-BTC
2. Các loại Hóa đơn
Hiện tại có các loại “Hóa đơn đỏ” sau:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng:
Đây là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
Hoạt động vận tải quốc tế;
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
(2) Hóa đơn bán hàng:
Chính là mẫu hoá đơn đỏ ở Hình 2 bên trên.
Là loại “Hóa đơn” sử dụng cho các đối tượng sau:
Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa; Và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau; trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”
(3) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Quen thuộc nhất chắc là vé xe buýt các bạn nhỉ? 🙂
(4) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
3. Hình thức của Hóa đơn
Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
Hóa đơn tự in: là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Hóa đơn đặt in: là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Hóa đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nghe khái niệm thì loằng ngoằng nhưng các bạn cứ hiểu là: Hoá đơn tự in hay đặt in thì đều có sản phẩm hoá đơn ở dạng “văn bản giấy”. Trong khi Hóa đơn điện tử thì là “1 file văn bản mềm”. Thay vì in cho chúng ta tờ Hóa đơn thì người bán gửi cho ta 1 file văn bản. Chính là hoá đơn điện tử đó. Các bạn xem mẫu ở Hình 3 bên trên. Nó vẫn có hình thức là Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn bán hàng… thôi. Nhưng được lưu trữ ở dạng file điện tử.
Việc lựa chọn hình thức Hóa đơn sẽ phụ thuộc vào khả năng đáp ứng các điều kiện theo quy định. Không phải thích chọn gì cũng được. Tuy nhiên, trong phạm vi môn F6 thì cũng không đi sâu nên Ad sẽ không giải thích nhiều thêm.
Phần 2. Các kiến thức cơ bản cần biết về Hóa đơn để xử lý đề thi F6
Như bên trên đã đề cập, “Hóa đơn đỏ” khác với “Hóa đơn” do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu của riêng mình ở chỗ: “Hóa đơn đỏ” dù từ đi mua của cơ quan thuế, hay đặt in, tự in thì cũng phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về Hóa đơn.
Vậy, quy định đó là gì?
Quy định đầy đủ thì khá nhiều nội dung. Nhưng như Ad đã nói F6 là môn thuế cấp độ cơ bản nên chúng ta cũng chỉ cần nắm được các quy định cơ bản nhất thôi.
1. Nội dung Hóa đơn
Tại sao chúng ta phải nắm được thông tin này?
Nội dung trên hoá đơn được chia thành 2 nhóm:
Thông tin bắt buộc:
Tên loại hóa đơn
Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Tên liên hóa đơn
Số thứ tự hóa đơn
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có); ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Tên tổ chức nhận in hóa đơn
Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Thông tin không bắt buộc:
Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:
(1) Không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
(2) Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
(3) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn theo quy định pháp luật:
Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn; chấp hành tốt pháp luật thuế: Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
2. Ai phải xuất Hóa đơn?
Tại sao chúng ta phải nắm được thông tin này?
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có): Bên bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không bắt buộc phải lập hóa đơn. Trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Khi đó:
Người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra; ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
Cuối mỗi ngày, người bán lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu: nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.
3. Thời điểm xuất Hóa đơn?
Bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Xây dựng, lắp đặt:
Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình:
Ngày lập hóa đơn chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
Phần 3. Bài tập về hóa đơn trong đề thi F6
E Co là chuỗi cửa hàng tiện lợi bán lẻ hoạt động ở Việt Nam. E Co dự tính sẽ có thanh tra thuế vào 2018 và gần đây mới bổ nhiệm 1 kế toán trưởng. Anh đang lo lắng về các yêu cầu xuất hoá đơn như sau:
Khách hàng A mua hàng định kỳ trên 200.000 nhưng từ chối lấy hoá đơn. Vậy E Co có phải xuất hoá đơn cho A không?
Mỗi giao dịch của B có trị giá dưới 200.000 nên E Co không có nghĩa vụ phát hành hoá đơn trừ khi B yêu cầu. Vậy E Co có phải làm gì khác nữa không?
E Co đã phát hành hoá đơn cho C. Khi hoá đơn được giao đến C, các bên xác định rằng mã số thuế trên hoá đơn là chính xác. Nhưng địa chỉ của người mua không đúng. Liệu E Co có phải ban hành lại hoá đơn không?
Yêu cầu: Giải thích yêu cầu phát hành hoá đơn cho từng trường hợp trên?
Đáp án:
Theo quy định tại TT39/2014 và TT26/2015:
(1) Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế: Bên bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Do đó: E Co vẫn phải xuất hoá đơn cho các giao dịch A mua hàng và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn”
(2) Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không bắt buộc phải lập hóa đơn. Trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Khi đó:
E Co phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
Cuối mỗi ngày, E Co lập một hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê
(3) Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:
“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh…”. E Co không cần xuất lại hoá đơn nhưng 2 bên cần lập biên bản điều chỉnh sai sót.
Lưu ý về cách xử lý khi hoá đơn đã lập có sai sót:
Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Yêu cầu: Xác định thời điểm S Co cần phát hành hoá đơn cho việc bán thiết bị này?
Đáp án
Theo quy định về phát hành hoá đơn hiện hành: người bán hàng hoá có nghĩa vụ xuất hoá đơn khi quyền sử dụng hàng hoá được chuyển sang người mua. không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Do vậy, S Co sẽ có nghĩa vụ xuất hoá đơn bán thiết bị vào 2.4.2019
(b) S Co là công ty Việt Nam, vận hành 1 số trạm xăng dầu ở HCM. Các trạm xăng dầu này bao gồm cả các cửa hàng tiện lợi bán thức ăn, đồ uống và các hàng hoá khác.
Yêu cầu: Cho mục đích tính thuế GTGT:
Lý giải “Khi nào” S Co có nghĩa vụ phát hành hoá đơn cho khách hàng mua hàng trị giá dưới 200.000
Giải thích yêu cầu phát hành hoá đơn của S Co trong trường hợp khách hàng mua hàng trị giá trên 200.000 và không yêu cầu phát hành hoá đơn đối với các loại hàng hoá: Xăng dầu và các hàng hoá ở cửa hàng tiện lợi
Đáp án
Khi khách hàng mua hàng trị giá dưới 200.000, người bán chỉ phải phát hành hoá đơn nếu người mua yêu cầu.
Khi khách hàng mua trị giá từ 200.000 và không yêu cầu phát hành hoá đơn:
Với xăng dầu: S Co được phép xuất 1 hoá đơn tổng vào cuối mỗi ngày
Với hàng hoá trong cửa hàng tiện lợi: S Co phải xuất hoá đơn cho từng giao dịch có trị giá từ 200.000
(c) H Co cung cấp dịch vụ ADSL cho khách hàng. H Co ký hợp đồng với khách hàng A trong tháng 6. 2015. Theo đó: H Co được yêu cầu xây dựng đường truyền cho thuê cho A. Sau đó cung cấp dịch vụ internet với mức phí cố định hàng tháng là 6 triệu (bao gồm VAT). Theo hợp đồng, kỳ dịch vụ tính phí từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của tháng (hoặc theo tỷ lệ). H Co sẽ thu trước phí lắp đặt cho đường truyền là 5 triệu vào ngày 15.6.2019. Sau đó hoàn thành việc lắp đặt đường truyền vào 20.6.2019. Khách hàng A chính thức bắt đầu dùng đường truyền tư 21.6.2019.
Đáp án
Theo quy định:
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Do đó, H Co phải xuất hoá đơn cho dịch vụ lắp đặt đường truyền vào ngày nhận tiền: 15.6.2019.
THD Co là công ty sản xuất các sản phẩm dược. Trụ sở và nhà máy sản xuất của công ty đều ở TP Hồ Chí Minh. THD Co có các chi nhánh phụ thuộc ở các tỉnh khác nhau của Việt Nam, bao gồm Vĩnh Phúc. Toàn bộ tập đoàn đều kê khai thuế GTGT theo Phương pháp Khấu trừ.
Yêu cầu: Giải thích nghĩa vụ xuất hoá đơn cho cả THD Co và các chi nhánh phụ thuộc ở Vĩnh phúc khi:
THD xuất hàng hoá cho chi nhánh
Khi các chi nhánh bán hàng hoá
Đáp án
Theo quy định tại Điều 2.6 – Phụ lục 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc ở khác địa phương để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau…cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
Cơ sở hạch toán phụ thuộc khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua. Đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở giao hàng để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ.
Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán ra theo từng nhóm thuế suất. Cơ sở hạch toán phụ thuộc thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất.
(i) Khi THD Co xuất hàng hoá cho các chi nhánh phụ thuộc
THD Co có thể lựa chọn 1 trong 2 phương pháp kê khai thuế GTGT:
Phương pháp 1: THD Co phát hành hoá đơn VAT kèm với hàng hoá. THD Co sẽ kê khai VAT đầu ra. Và các chi nhánh phụ thuộc kê khai VAT đầu vào.
(ii) Khi hàng hoá được các chi nhánh bán
Các chi nhánh phát hành hoá đơn GTGT cho người mua và tính VAT đầu ra như binh thường. Nếu THD Co lựa chọn phương pháp 2 bên trên, khi chi nhánh bán hàng hoá, chi nhánh sẽ cần lập 1 Bảng kê hàng hoá đã bán và gửi đến cho THD Co.
Khi số lượng hàng bán là trọng yếu hoặc ở mức cao: Bảng kê có thể lập mỗi 5 hoặc 10 ngày. Dựa trên bảng kê này, THD Co sẽ phát hành hoá đơn cho các chi nhánh. Chi nhánh phụ thuộc có thể kê khai VAT đầu vào dựa vào các hoá đơn đó
Phương pháp 2: THD Co sẽ phát hành Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Yêu cầu điều chuyển hàng hoá nội bộ đến chi nhánh
Vậy là xong. Hy vọng các bạn đã nắm được các nội dung cơ bản về hóa đơn: Hóa đơn đỏ là gì cũng như các quy định về hóa đơn đỏ.