Tôi thường sử dụng KPI như một công cụ giao tiếp trong việc phân bổ và giao việc hơn là công cụ để đánh giá. Trong đó hàm chứa các mục tiêu, chiến lược của công ty và cách nó phân bổ xuống cho các phòng ban như thế nào. Theo tôi, KPI cung cấp cho các thành viên trong công ty các chỉ dẫn việc gì nên làm và việc gì không nên làm.
Chiến lược áp dụng của KPIKPI của cấp trên là chiến lược của cấp dưới.
KPI của công ty chính là chiến lược của phòng ban.
KPI của phòng ban chính là chiến lược của nhân viên.
Ở đây, người lập KPI cho phòng kế toán tạm thời triển khai chiến lược và thước đo của công ty dưới 3 góc độ vai trò trách nhiệm chung của phòng kế toán: Cung cấp thông tin, kiểm soát nội bộ và vận hành.
Việc duy nhất mà chúng ta cần phải tìm hiểu theo tôi đó là: Phương pháp biến chiến lược của công ty thành các hành động cụ thể, từ đó có những công cụ đo tương ứng. Vê phần này, mọi người có thể nghiên cứu sâu thêm cuốn Thẻ điểm cân bằng Balanced Scorecard.
Bộ mẫu KPI chỉ để tham khảo không phải để áp dụng (cách xây dựng KPI)Những bộ KPI chúng ta có thể tham khảo từ người khác, tìm trên mạng, nhưng chỉ nên tham khảo. Bộ KPI nên ngắn gọn và được chọn lọc sao cho phù hợp nhất.
Có người sẽ hỏi: Làm thế nào để quản lý nhân viên hiệu quả?
Tôi nghĩ đây là một câu chuyện rất dài. Tôi thích một đoạn trong cuốn “Một đời quản trị” của tác giả Phan Văn Trường, đoạn đó viết như sau: “Bạn đo hiệu năng của nhân viên hay bạn thương nhân viên của mình? Bạn phải làm cả hai, tất nhiên! Hai việc quản lý và quản trị phải đi sát với nhau nhưng không là một. Nhưng nếu bạn không thương nhân viên, tức không quản trị tốt, thì việc quản lý vô ích, nếu không muốn nói là phi lý.
Đó chỉ mới là nói đến tình thương nhân viên, chứ việc quản trị là một tổng thể bao quát, đi từ tầm nhìn, thái độ, lương tri, tính quyết liệt, trí óc thông suốt và khoa học, lấy văn hóa doanh nghiệp để thu hút nhân tài, mang gương sáng để vận dụng uy quyền, lòng hy sinh để phát huy động lực, lấy tính ôn hòa và khả năng lắng nghe để tạo nên sự tương tác cao giữa các nhân viên, thưởng phạt vẫn phân minh mà tinh thần vẫn vô tư ấm áp. Quản trị thật sự là tất cả như thế. Quản lý cũng chỉ có thế.
Các bạn có thể tham khảo một ví dụ về một bảng KPI cho một kỳ kinh doanh của phòng kế toán. Tuy nhiên điều mà các bạn cần lưu ý khi sử dụng bộ mẫu KPI bên dưới là đừng lấy bộ KPI đó rồi xem chỉ tiêu nào phù hợp rồi đưa cho công ty mình. Bởi vì các công ty nó khác biệt nhau về mặt bản chất, nó khác biệt về quy mô, nguồn vốn, nó khác biệt về chiến lược, nó khác biệt về điều mà ban lãnh đạo DN các bạn muốn.
Tham khảo các chỉ tiêu trong bộ mẫu KPI như thế nào?Mà các bạn lấy các chỉ tiêu trong biểu mẫu đó áp vào doanh nghiệp mình, như vậy:
Thứ nhất là sai với định hướng công ty mình
Thứ hai là KPI đó không có hiệu quả và nó cũng là nguyên nhân dẫn đến nhiều doanh nghiệp áp dụng phải KPI “hỏng”.
Vì vậy bộ mẫu KPI nó chỉ là một cái bảng để tham khảo thôi.
Để xây dựng được KPI tốt điều đầu tiên bạn phải hiểu được doanh nghiệp của bạn, rõ là sếp mình muốn gì, ví dụ:
Với hai công ty có cùng một quy mô về nguồn vốn , có cùng tốc độ tăng trưởng cao, tuy nhiên cái bộ KPI của nó hoàn toàn khác nhau.
Ông chủ thứ nhất muốn rằng: Minh bạch hóa số liệu tài chính để mình kêu gọi người ở ngoài bước vô đầu tư cho công ty, vừa là đầu tư về vốn, vừa là chung sức cho công ty vượt cái doanh số chiếm lĩnh thị phần và ông ta muốn như vậy. Rõ ràng KPI nó sẽ thiên về nhiều hơn làm việc với nhà đầu tư, thiên hơn về chứng minh cái khả năng sinh lời, chứng minh cái BSC (thẻ điểm cân bằng), KPI áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp mình. Chứng minh được là tiền nó đến từ đâu? Để nhà đầu tư họ thấy yên tâm, loại bỏ đi những vấn đề về thuế. Tất cả những gì công ty cần là sự minh bạch, dự báo, đo lường cái khả năng sinh lời của công ty để hấp dẫn nhà đầu tư. Nên những KPI bạn cần lựa chọn với mô hình công ty trong trường hợp này nó rất là khác.
Ngược trở lại đối với một công ty khác nó tăng trưởng rất là nhanh và sếp yêu cầu bây giờ tăng trưởng là phải co kéo, tăng trưởng mà phải đi kèm với tiết kiệm. Tăng trưởng làm sao cho ít phải sử dụng nguồn vốn nhất, hiệu quả tốt nhất, sếp muốn như vậy. Sếp muốn tăng cường cái hiệu quả của sử dụng tài sản, gsếp muốn mọi việc nó chặt chẽ hơn, sếp muốn tăng trưởng nhưng vẫn an toàn, lợi nhuận có giảm một xíu cũng được, nhưng quan trọng là tăng trưởng an toàn. Bằng cách là giảm bớt đi tỷ lệ nợ nần, hay là bớt đầu tư tài sản đi, mình dùng chiến lược đánh đổi lợi nhuận lấy dòng tiền thì KPI dành cho phòng kế toán nó khác đi.
Thực chất việc xây dựng và áp dụng KPI nó phải từ từ, để các phòng ban hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, ngay cả khi thuê một đơn vị tư vấn về họ cũng phải hiểu rõ là bạn đang muốn cái gì, bạn muốn đi đến đâu thì bắt đầu họ đo lường KPI, thực chất không có doanh nghiệp nào triển khai KPI mà ứng dụng được liền.
TACA – KIẾN TẠO SỰ NGHIỆP!